关于如何做好办公室工作的几点思考

    【摘 要】办公室是一个单位上情下达、信息汇集、综合协调和后勤服务的枢纽部门,充当着“参谋助手”、“服务平台”、“协调督办机构”等多个角色。办公室工作效率和水平的高低、发挥作用的好坏等都直接关系整个单位的工作质量和对外形象。本文从深刻认识办公室工作特点、转变工作态度、提高综合素质、增强服务意识、改进工作方法五个方面就如何做好办公室工作提出了建议。

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  【关键词】办公室;工作;思考

  办公室系统是单位的“枢纽”和“窗口”,办公室工作是一个承上启下的工作,不仅要沟通好上下,还要协调内部、联络外部。办公室工作不仅局限于拟办文件、召开会议、发放福利等,还成承担着其他多层次、多方位的工作任务。办公室工作需要围绕中心、服务大局,提升工作新水平,促进各项工作的顺利开展。

  1 摒弃陈旧观念,深刻认识办公室工作的重要性

  随着市场经济的发展及单位管理的逐步规范,一个单位的工作从办文、办会、办事到管理、服务、协调等工作都离不开办公室,办公室也成为了信息的交汇点、任务的集中点、矛盾的集聚点、成果的收集点,其地位突出、性质特殊、作用重要。办公室人员必须转变陈旧观念,深刻认识办公室工作的中心,将纽带作用、宣传作用和服务作用放在首位。

  在日常工作中,把握好密切联系基层与领导,面向内外通过宣传树立单位正面形象,为单位上上下下服好务的中心思想,当好局内人、管好分内事,深入分析收集到的意见和建议,及时发现问题,提出解决措施。通过讲究方式方法,主动沟通,科学协调,紧扣中心工作、紧盯目标,一手抓落实一手抓监督,确保领导的重要决策部署督查到位和目标任务执行到位,使整个工作体系顺畅有效地运作。

  2 转变工作态度,提高办公室工作效率

  做好办公室包罗万象的日常工作,要求办公室工作人员要有良好的工作态度。

  首先,是提高工作积极性和创新性,转变一味接受和老牛拉车的工作态度。虽然接受和服从工作安排、有老牛拉车的耐心,不怕苦,不怕累是对办公室人员的基本要求,但是一味接受,只顾埋头工作不做思考就变成了毫无思想的“机器人”。在办公室工作要有工作的积极性、主动性,要有独立的见解,在认真工作、踏实干事的前提下,多动脑筋、不断思考,创新工作方法,提高工作效率和质量[1]。

  其次,提高责任意识和竞争意识,转变得过且过、盲目乐观的态度。办公室是连接上下级的纽带,如果抱着得过且过,当一天和尚撞一天钟的想法就会误事。在工作取得了一定的成绩,也不能盲目乐观、自以为是。作为办公室工作人员必须具备强烈的责任意识和竞争意识,提高警觉性,经常自我反省,发现自己的优点,找出不足,不断完善,及时落实领导安排的工作,认真、负责、高效的完成工作任务。

  3 提高综合素质,迎接办公室工作新挑战

  办公室工作纷繁复杂,也面临越来越多的新挑战。因此,做好办公室工作,对于人员的综合素质要求较高,必须依靠过硬的综合素质和强大的工作能力。

  首先,要有坚定的政治素质。这要求办公室工作人员要有坚定的政治立场,在重大原则性问题上立场坚定,坚决执行领导的决策部署。在处理工作事务和协调关系时能够做到公开、公平、公正。

  其次,要有过硬的业务素质。办公室工作内容多,责任重,节奏快,要求高,要求工作人员不仅要有本事、能干事、会干事,最重要的还是要能干成事。要想干成事就必须具备“三个能力”:文字能力、协调能力、办事能力。文字能力可以依靠平常加强学习,积累知识经验和写作技巧。协调能力就既要立足协调的高度又要拓宽协调的广度,还要正确把握协调的深度。办事能力要求办公室人员牢记“办公室工作无小事”,坚持做到不以事小而不为,不以事杂而乱为,不以事急而盲为,不以事难而怕为[2]。

  4 增强服务意识,提高工作责任感与使命感

  办公室的整个服务工作主要就是为单位服务、为领导服务、为职工服务。这不仅是办公室工作的根本出发点和落脚点,也是办公室工作的立身之本。这就要求办公室人员要抱有良好的服务意识,把服务融入工作的全部,贯穿于办公室工作的始终,做好一个“服务者”。

  首先,办公室人员要有良好的服务形象。在工作中要衣着大方得体,待人处事热情周到,特别是对基层职工反映的问题要认真倾听、调查、分析,切不可一副高高在上的姿态。

  其次,办公室人员要充分发挥主观能动性,当好领导的参谋,为领导做好服务。为部门和基层服务,要充分发挥协调综合作用和督促检查职能,协调好部门间的关系,如实反映基层的意见,更好地做好领导、部门、基层职工之间的联系。

  再次,办公室人员要增强责任感和使命感。做到脚踏实地,客观严谨的做好每一个细节,切忌浮夸。在遇到突发事件时,能够牺牲休息时间,加班加点完成任务,以良好的服务意识杜绝工作拖延、质量粗糙。

  5 改进工作方法,增强工作针对性

  办公室工作千头万绪,每一项工作都与全局有着密切联系,要做好办公室工作就要讲究工作方式和方法,理清思路,分清轻重缓急,既要抓住重点,又要统筹兼顾,合理安排,忙而不乱,紧张有序。

  改进工作方法,要多在求实求效上下工夫。俗话说:“光说不练假把式。”改进工作方式方法,在一定程度上就是要改变“说得多、干得少”的不良风气,要“说得少、干得多、干得好”。取得实际效果是我们一切工作的落脚点,也是检验我们工作做得到位不到位的重要标准,尤其对于注重工作结果的办公室,能不能做到求实求效更为重要。

  对工作中遇到的矛盾和困难要善于思考,一是思考工作中出现的失误,思考哪里做错了,哪里做得不到位,哪里还有欠缺;二是“三思而后行”,每一项工作都尽可能的考虑周到慎密,不断寻找创新之路。

  办公室担负着单位举足轻重的责任,做好办公室工作只有摒弃陈旧观念,不断加强办公室人员的业务素质、服务意识,转变工作态度,改进工作方式,才能保证办公室工作成效,辅助单位日常工作的正常运转,为领导出谋划策,为职工服务,促进单位走上稳步向前发展的道路。

  【参考文献】

  [1]王勇.关于如何做好办公室工作的几点体会[J].商业文化:上半月,2012,04:40.

  [2]杜亮.新形势下如何做好办公室工作[J].科技信息,2011,18:451.

  [责任编辑:丁艳]  

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